Når kunder, borgere og medlemmer åbner jeres kommunikation, sker det i stigende grad på mobilen. Klassiske PDF’er giver ofte en dårlig oplevelse – små skrifttyper, meget zoom og lav interaktion.

Derfor vælger mange organisationer i dag platforme til responsive dokumenter, hvor indholdet automatisk tilpasser sig skærmstørrelse og kanal.

Både virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder står dermed over for et strategisk valg: Hvilken leverandør skal stå for den løsning, der bliver rygraden i jeres digitale kommunikation?

Hvad er responsive dokumenter – og hvorfor er leverandøren vigtig?

Responsive dokumenter er typisk baseret på HTML5 og tilpasser layout, tekst og grafiske elementer til den enhed, modtageren bruger. Det kan være alt fra fakturaer, kontoudtog og velkomstbreve til forbrugsoversigter og statusrapporter.

Det betyder, at valget af leverandør ikke kun handler om “pænt design”, men om brugeroplevelse, tilgængelighed, sikkerhed, drift og integration til jeres øvrige systemlandskab.

Typiske use cases på tværs af sektorer

På tværs af brancher bruges responsive dokumenter bl.a. til:

• Fakturaer og kontoudtog

• Forbrugs- og statusoversigter

• Velkomst- og samtykkebreve

• Notifikationer med tydelig call-to-action

Markedet for responsive dokumenter ligger typisk inden for Customer Communications Management (CCM), hvor en række globale og nordiske aktører går igen.

Kort sammenligning af leverandørtyper

Overordnet kan man se følgende mønstre:

• PostNord Strålfors: Stærkt valg for nordiske virksomheder og myndigheder, der ønsker responsive dokumenter tæt koblet til Digital Post, e-Boks/mit.dk og andre kanaler. Fokus på HTML5-baserede, responsive dokumenter, omnichannel og praktisk implementering, også for komplekse brevstrømme.

• Quadient: Global CCM-platform med fokus på omnichannel-kommunikation, stærke designværktøjer og høj grad af tilpasning, ofte brugt i finans, forsikring og større organisationer.

• OpenText: Enterprise-løsning med rødder i dokument- og informationsstyring - ofte valgt af store, regulerede organisationer med komplekse legacy-miljøer.

• Papyrus Software: Kendt for device-responsive dokumenter og stærk governance - ofte brugt i finansielle og andre regulerede sektorer med behov for fuld kontrol på tværs af kanaler.

• Smart Communications: Cloud-native platform med fokus på fleksibilitet, API’er og hurtig time-to-market, særligt interessant for digitalt modne organisationer.

Forskellene ligger især i, hvor meget I selv vil konfigurere, hvor komplekst jeres miljø er, og hvor tæt løsningen skal være bundet op på lokal infrastruktur og offentlige kanaler.

Sådan vurderer I, hvad der passer til jeres organisation

Når I sammenligner leverandører, er det en god idé at tænke i både teknik, forretning og organisation – ikke kun features.

Overvej fx:

• Er I primært nordisk orienterede – og har I brug for tæt integration til Digital Post, e-Boks og mit.dk?

• Hvor komplekse er jeres dokumenttyper og godkendelsesflows?

• Hvor meget vil I selv kunne ændre i skabeloner og flows – og hvor meget må ligge hos leverandøren?

• Hvilke krav har I til tilgængelighed (EAA), sikkerhed, dokumentation og audit trail?

Fem spørgsmål, der gør valget lettere

1. Hvilke dokumenttyper giver i dag den største support- eller henvendelsesbyrde?

2. Hvilke kanaler skal I understøtte nu og om 3–5 år?

3. Skal løsningen primært løse nordiske, kanal-specifikke behov eller fungere globalt?

4. Hvor meget intern it-kapacitet har I til implementering og løbende vedligehold?

5. Har leverandøren konkrete referencesager, der ligner jeres virkelighed?

Gør responsive dokumenter til en konkurrencefordel

Responsive dokumenter er ikke kun et spørgsmål om teknik – det er en del af jeres samlede kunde- og borgeroplevelse. Ved at vælge en leverandør, der både forstår jeres forretning og kan levere moderne, responsive dokumenter på tværs af kanaler, kan I øge engagementet, reducere fejl og styrke tilliden.